十六夜マイナンバー

「十六夜マイナンバー」とは、
従業員のマイナンバーを適切に管理することを目的とした
企業向けパッケージ製品です。

マイナンバー管理システム | 十六夜マイナンバー

マイナンバーとは

マイナンバーとは、内閣官房が主体となり国民一人ひとりに発行する個人番号のことです。 マイナンバー制度は、社会保障・税番号制度とも言われ、2016年1月(平成28年1月)から社会保障・税・災害対策の行政手続に必要となります。

企業でのマイナンバー管理

企業は、従業員のマイナンバーを収集し、安全に管理する必要があります。

企業で従業員のマイナンバーが必要となる場面は、国の行政機関や地方公共団体の手続きが主で、社会保障関係の手続きとしては、健康保険・厚生年金・雇用保険の手続き時、税務関係の手続きとしては、源泉徴収票の作成時、給与支払報告書の作成時です。また、証券会社、保険会社が行う支払調書作成時等でも必要になります。

個人情報の適切な取扱いのために、事業者は国のガイドラインを踏まえた対応を行わなければいけません。

マイナンバー管理のチェックリスト

国のガイドラインを踏まえた対応とはいっても、一般の人にはなかなか分かりづらいものなので、企業が従業員のマイナンバーを収集し、安全に管理するための簡易チェックリストを弊社でご用意致しました。

  • 個人情報を取り扱う責任者、及び担当者を決定する
  • 個人情報を取り扱う責任者、及び担当者への教育を実施する
  • 個人情報の取扱規則、又は運用マニュアルを作成する
  • 従業員への個人情報の周知及び教育を実施する
  • 個人番号を収集する際、利用目的を伝えると共に、本人確認を行う
  • 個人情報の閲覧にセキュリティを設ける
  • 個人情報の閲覧や利用した履歴を把握・記録する仕組みを作る
  • 個人情報が漏えいしない・漏えいしにくい仕組みを作る
  • 不要になったマイナンバーを速やかに・確実に破棄する

事業主の方は、まずはこのチェックリストを確認してみてください。

チェックリストの結果について

前項のチェックリストを確認してみて、結果はいかがでしたでしょうか? 全部大丈夫といった企業も、全然ガイドラインが守られていないといった企業もあったことでしょう。

さて、このチェックリストですが、実は、基本的な管理方針しか示しておりません。 マイナンバーをどうやって管理するかといった具体的な対策までは言及していないのです。

具体的にマイナンバーを管理する際、マイナンバーの管理方法は大きく3種類になると私どもは考えています。

  1. 紙で管理
  2. 電子データで管理
  3. 紙と電子データの両方で管理

貴社のマイナンバーの管理方法は、どれに当てはまりましたでしょうか? 多くの企業は「1.紙で管理」なのではないでしょうか。 以下に、3点それぞれ対する私どもの考え方をコメントさせていただきます。

まず、「1.紙で管理」する場合、運用という面では実は非常に煩わしい手間がかかります。 国のガイドラインを遵守することを原則としますと、その書類を安全性の確保された施錠された場所に保管しなければなりません。 さらに、その書類を閲覧するためには、マイナンバーの担当者が閲覧日時等の記録を残すようにして閲覧しなければなりません。 つまり、行政手続の度に、一度セキュリティを解いて(解錠する)、個人番号を確認しに行く必要があります。 そして、確認後は、再びセキュリティをかけ直す(施錠する)必要があります。 また、その閲覧記録が改ざんされないような仕組みも必要になります。 そのため、セキュリティを高めれば高めるほど、マイナンバーを確認する際の労力が増えていくのです。 だからといって、セキュリティを緩めてしまっては元も子もありません。 ということから、マイナンバーを紙で管理するということは業務効率の点であまりお勧めできません。

次に、「2.電子データで管理」する場合ですが、大きく2つに分類します。

1つ目は、電子ファイル(Excelのような文書ファイル)で管理する方法です。 これは、個人番号を確認をしたいと思ってから閲覧までに要する時間(手続き)が、紙の場合と比較すると非常に少なくて済みます。 また、ファイルにパスワードを設定することで、セキュリティを高めることができます。 しかし、これだけでは安全性は非常に不十分です。 なぜなら、電子ファイルの場合、閲覧履歴までは管理できないという問題があるからです。 誰が、いつ、ファイルを閲覧したのか、更新したのかというのが管理できないのです。 ですので、万が一情報が漏えいしたとしても、その原因を調査することが困難(不可能)になります。 それどころか、情報が漏えいしていることに気付かない恐れさえあります。 通常の運用は回るけれども、漏えいに関する対応ができない(リスクが管理できない)のが電子ファイルでの管理になります。

2つ目は、電子データで管理する方法です。 具体的にはマイナンバー管理のソフトウェアを用いる方法です。 ソフトウェアは各社からいくつか製品が出ていますので、機能はそれぞれ異なりますが、 マイナンバーを管理する機能のほかに、ログイン機能や、アクセス履歴を持ったものが多いと思います。 要は、紙や電子ファイルでは補いきれない点を、システムを使って包括的に管理するといった観点になります。

最後は「3.紙と電子データの両方で管理」する場合ですが、これは「1.紙で管理」と「2.電子データで管理」を併用したものです。 普段の運用は電子データで行いつつ、金庫等の厳重なセキュリティのかかった場所に、原紙を保管しておくといったような運用です。

さて、以上の3点をまとめますと、「2.電子データで管理」する方法で、且つ、システムで管理するというのが、マイナンバー管理のガイドラインを遵守しつつ、日々の業務を行うに当たって適切な方法ではないかと私どもは考えます。

機能一覧

マイナンバー管理ソフト「十六夜マイナンバー」の機能一覧です。

機能 説明
ユーザー管理機能 アプリケーションを使用するユーザーを管理します。
ログイン機能 IDとパスワードを入力してアプリケーションにログインします。
ログ管理機能 ログイン履歴や操作履歴を管理します。
法人管理機能 法人番号を含む法人情報を管理します。
事業所管理機能 法人の持つ事業所情報を管理します。
社会保険や労働保険に関する基礎情報も管理できます
従業員管理機能 各事業所に属する従業員を管理します。
個人番号、個人情報のほか、家族情報、
社会保険や労働保険の情報も管理できます。
株主管理機能 個人株主、法人株主の情報を管理します。
取引先管理機能 取引先の情報を管理します。
法人の場合は法人番号管理もできます

製品画像

※画像は実際のものより縮小されています。

メイン画面

十六夜マイナンバー | メイン画面

従業員管理理画

十六夜マイナンバー | 従業員管理画面

従業員編集画面(基本情報)

十六夜マイナンバー | 従業員管理編集ダイアログ(基本情報)

従業員編集画面(保険情報)

十六夜マイナンバー | 従業員管理編集ダイアログ(保険情報)

従業員編集画面(個人情報関連)

十六夜マイナンバー | 従業員管理編集ダイアログ(個人情報関連)

製品の特長

十六夜マイナンバーの製品の主要な特長をまとめると以下のようになります。

  1. 操作にはログインIDとパスワードが必要
  2. アクセス履歴・操作履歴が管理できる
  3. 従業員の個人番号が管理できる
  4. 従業員の家族の個人番号が管理できる
  5. 取引先や株主の法人番号が管理できる
  6. アプリが性能の高くないマシンでも動作する
  7. アプリがオフラインで動作する

特に重要なのが、最後の「オフラインで動作する」とうことです。

「個人情報を扱う端末をインターネットから遮断する」というのは、セキュリティ上、最も大切なことだと私どもは考えます。 重要なデータを扱う行政機関では当たり前に行われていることですが、民間企業においては、データ漏えいに関する意識はやはり低いと言わざるを得ません。 端末がインターネットに接続された状態ですと、ウィルスやハッキングにより個人情報が漏えいする確率が格段に高くなってしまいますので、個人番号はオフラインで管理すべきです。

必要システム

十六夜マイナンバーを動かすのに必要なパソコンのスペックです。

項目 スペック
OS Windows Vista
Windows 7
Windows 8
Windows 10
フレームワーク .NET Framework 3.5
HDD 50MB以上の空き容量
メモリー 512MB以上

フレームワークという言葉は難しいですが、Windows Vista 以上のマシンであれば、問題なく動作条件を満たすことができます。

製品に関する詳細は以下のフォームよりお気軽に問い合わせください。

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